What is the first thing to do when a Chinese supplier sends defective goods?

The first 24 hours are critical: document everything on photos and video (packaging, defects, batch numbers). Do not discard packaging, do not repair goods. This documentation is the only evidence in factory negotiations. Then classify defects (critical/major/minor) and calculate the financial value of the damage.

How does PSI inspection prevent problems with defective goods from China?

PSI (Pre-Shipment Inspection) is conducted when 80% of the batch is ready — before it leaves the factory. The inspector checks quality, dimensions, functionality and packaging to AQL standard. A FAIL decision stops the goods before shipment, before you pay the final instalment.

Chinesischer Lieferant: Fehlerhafte Waren — Was tun? Aktionsplan

Fehlerhafte Waren aus China. Diese Worte lassen jeden Importeur schaudern, der das erlebt hat. Der Container ist im Lager angekommen, und beim Entladen stellte sich heraus, dass 30% der Waren beschädigt, nicht spezifikationskonform oder einfach nicht das Bestellte sind. Was tun Sie?

Aus über 25 Jahren Erfahrung im chinesischen Markt wissen wir, dass die Reaktion in den ersten 48–72 Stunden entscheidet, ob Sie Ihr Geld oder Ihre Waren zurückbekommen — oder alles verlieren. Hier ist der vollständige Aktionsplan.

Schritt 1: Anhalten und alles dokumentieren (0–24 Stunden). Bevor Sie die Fabrik, den Lieferanten oder einen Anwalt anrufen — machen Sie Fotos. Viele Fotos. Fotografieren Sie Verpackungen, Etiketten, Mängel, Chargennummern. Drehen Sie ein Auspackungsvideo. Diese Dokumentation ist Ihr einziger Beweis in späteren Verhandlungen. Fabriken bestreiten Reklamationen sehr oft mit dem Argument, dass Schäden beim Transport entstanden sind.

Schritt 2: Mängel klassifizieren und Verluste berechnen. Teilen Sie sie in kritische Mängel (Ware kann nicht verkauft/verwendet werden), schwerwiegende Mängel (erheblicher Teil der Ware unbrauchbar) und geringfügige Mängel (ästhetisch) auf. Zählen Sie präzise: wie viele Stücke, welcher Prozentsatz, welcher finanzielle Wert.

Schritt 3: Vertrag und Zahlungsbedingungen prüfen. Schlüsselfrage: Wie viel hat die Fabrik bereits erhalten? Bei 30% Anzahlung und 70% vor Versand haben Sie eine sehr schwache Position. Bei 30% Anzahlung und 70% nach Lieferung oder Inspektion sind Sie in einer viel stärkeren Position.

Schritt 4: Formelle schriftliche Reklamation an die Fabrik senden. Schriftliche Kommunikation (E-Mail) hinterlässt Spuren. Senden Sie: Problembeschreibung mit Fotos, Mängelliste, eine einzige Forderung (Ersatz, Teilrückerstattung oder Nacharbeit). Geben Sie der Fabrik 5 Werktage Zeit.

Schritt 5: Eskalation bei fehlender Antwort. Option A: Vermittlung durch einen Agenten mit physischer Präsenz in China. Option B: CIETAC-Schiedsverfahren. Option C: Plattform-Reklamation. Option D: Verlust akzeptieren und Lieferant wechseln.

Schritt 6: Prävention — Vorversand-Inspektion. Die einzige wirksame Methode ist eine PSI (Pre-Shipment Inspection) — durchgeführt BEVOR die Waren die Fabrik verlassen. Oriental IMEX führt Inspektionen nach AQL-Standard durch mit Bericht und PASS/HOLD/FAIL-Entscheidung innerhalb von 24 Stunden.

Unser Fall: Ultraschall-Durchflussmesser — Inspektion FAIL. 2021 prüften wir Ultraschall-Durchflussmesser für einen europäischen Kunden. Bestellung: 50 Geräte. Bei Funktionstests zeigten 14 von 50 Geräten Messwerte außerhalb der Toleranz. Inspektionsergebnis: FAIL. Die Waren verließen die Fabrik nicht. Der Kunde verlor nicht 70% des Bestellwerts. Die Fabrik führte Reparaturen durch und eine Nachinspektion ergab PASS.

Mein chinesischer Lieferant hat fehlerhafte Waren gesendet — Was jetzt?